إدارة التوتر

work stress perostyle

بيروستايل 8 مايو / أيار 2015

التوتر في مكان العمل يؤثر بشكل كبير على العاملين والمرؤوسين لديك مما يؤثر سلباً على محصلة انتاجية العمل.،من اجل ذلك يجب عليك كصاحب عمل أو رئيس أن تتفهم أسباب التوتر التى تصيب بعض الموظفين أو المرؤسين وكيفية معالجة هذه الحالة النفسية. تتلخص الاسباب فيما يلى :-
اولا) الضغط الادارى
ويتمثل الضغط الادارى فى

* إعطاء الموظف أهداف غير واقعية يمكن أن تؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية والخسارة المقابلة من الإنتاجية.
– توقع الموظفين على انهاء المهام فى المواعيد النهائية بدون أسباب على أساس مستمر يعطى نتائج عكسية.
– التعليمات الضعيفة وغياب التخطيط وانعدام تحديد الأولويات ويمكن أيضا أن يسبب الإجهادوالتوتر، وخصوصا عندما يقترن مع عبء العمل الثقيل .
– ربما يفرط الموظفون في تقدير قدراتهم للعمل، في محاولة لإرضاء أو إقناع المديرين،وحين لا يستطيعون اكمال المهمة يرفضون الاعتراف بأنهم قد قضموا أكثر مما يستطيعيون مضغه.،يمكن أن ينتهي الأمر بهم إلى أقل إنتاجية بكثير من امكاناته العادية وبذلك يعتبر الضغط ذاتياً .
المعالجة
-تأكد من أن الأهداف هي صعبة لكن واقعية.
– تأكد من فهم الموظفين للأهداف على المدى البعيد والأهداف الكامنة لوظائفهم.
– تأكد من أن الموظفين لا يمكنهم الالتزام بالعمل بشكل كبير.
– توفير التدريب في مجال إدارة الوقت.
-تشجيع الموظفين على تحديد الأولويات ومعالجة أهم المهام أولا.
– تقليص الأنشطة ومضيعات الوقت، مثل الفترات الطويلة خلال الاجتماعات.

ثانيا) ساعات العمل الطويلة
تؤدى ساعات العمل (الدوامات) الطويلة الى التعب و الاجهاد والتوتر النفسى وصعوبة فى التركيز والاداء للموظفين
وأحد أسباب الدوامات الطويلة فى ان
– بعض الموظفين يضطرون لحضور العمل في وقت مبكر وتغادر في وقت متأخر من أجل انجاز المهام.
– العمل في جلسات طويلة (كالاجتماعات) يمكن أن تؤثر سلبا على نوعية وكمية عمل الموظفين.

المعالجة :
* بشكل عام فان إعطاء فترات راحة منتظمة للموظفين، يساعد الموظف المتوتر و المجهد على الاستشفاء بسرعة وهى على سبيل المثال:
– عمل دوامين (فترتين عمل) فى اليوم الواحد أفضل من الدوام الواحد (فترة عمل واحدة).
– وضع أوقات راحة لتناول الوجبات، بدلا من تناول الطعام أثناء العمل.
– السماح لكل موظف على مغادرة العمل ساعة مبكرة مرة واحدة شهرياً او اسبوعياً لقضاء حاجته الشخصية لكل منهم دون اقتطاع من راتبهم.
– تشجيع الموظفين على أخذ فترات راحة قصيرة دورية، بالإضافة إلى عطلة أطول.

ثالثاً) أسلوب الإدارة
مشاكل مع صاحب العمل، أو موظف آخر، هي السبب الرئيسي للتوتر في مكان العمل.
* السلوك العدواني، وأيا كان مصدره، بالتأكيد يسبب إجهاد للموظفين .
– الرؤساء الذين يهينون موظفيهم بين عامة الزملاء من المرجح أن يفقدوا احترام وتعاون من العاملين لديهم.
– اصحاب العمل الذين يسمحون للمرؤوسين بإذلال الموظفين الآخرين تسبب نفس المخاطر.
– يرى بعض الاشخاص الرئيس كثير الضحك والمزاح غير مناسب بل ويعتبرونه سلوك متحرش.
– الاستقطاع او الخصم (الحسم) المالى التعسفى والذى يضر بالموظف ماديا ونفسيا.

* الإدارة غير الفعالة ويضع الموظفين تحت الضغط الشديد
– عدم القدرة على عنونة مناطق المشاكل المعروفة يتسبب في ارتفاع مستوى القلق بين الموظفين.
– عدم القدرة على التعامل مع الموظفين يمكن أن يكون أكثر تدميراُ.
– عدم وضع أهداف وأولويات واضحة للموظفين، وتركهم فى تخبط بين المسؤوليات المتضاربة.

المعالجة
* يجب على المدراء (المديرين) تأسيس نمط من السلوك المناسب والمنتج للعمل.

– البحث عن سبل لإعطاء الموظفين مزيدا من السيطرة والاستقلالية في عملهم.
– السؤال عن المدخلات والأفكار والآراء (كورش العمل او العصف الذهنى) .
– العمل بقاعدة المكافأة، وليس العقاب بهدف جعل الموظفين تفهم وتبلغ قيمة عملهم والتقدير.
– مراجعة الأداء بصورة منظمة، لكى يعرف الموظفون معايير تقييم الاداء.
– إعمال سياسة الباب المفتوح، وتأكد الموظفين من وجود نهج للادارة فى حل مشاكلهم.
– لا تجعل الموظفين يشعرون بانهم سيسقطون في نهاية عميقة كالفصل المفاجئ أو الخصم (الحسم) المفاجئ.
– التدريب ، والمساعدة والمشورة والدعم حتى يتمكنوا من أداء أدوارهم بشكل أكثر فعالية.

* اتخاذ خطوات إيجابية لتجنب ثقافة طول ساعات العمل ( الدوام ) .
– على سبيل المثال، مديري الأعمال التجارية قد يكون لهم طاقة بلا حدود وقد يعملون لساعات طويلة،
لان لديهم حافز واضح على المدى الطويل. لكن هناك موظفين آخرين لا يشعروا بالراحة للعمل ساعات طويلة ينبغي أن لا يشعر بالذنب للانصراف في الوقت المحدد.

رابعا) غياب التواصل
في أوقات التغيير، يمكن للموظفين الذين لا يعرفون ما يحدث لهم أو الشركة لا تعمل على نحو فعال.

أي تغيير كبير في طريقة إدارة الأعمال (مثل تعيين مدير جديد) يمكن أن تخلق التوتر

والمعالجة هو لتحسين الاتصالات.
* إخبار الموظفين بما يجري في المؤسسة، حتى يشعروا بأمان أكثر.
– ويعلموا أسباب التغيرات التي قد تؤثر عليهم.
* الحرص على تشجيع التدفق الحر للأفكار والمعلومات من أجل الحصول على الأشخاص المعنيين، والشعور بدافع.
* ترتيب اجتماعات لمناقشة المشاريع الجديدة، حتى يعرف الجميع ما يحدث وما هو متوقع منهم.
* مناقشة الخطط الوظيفية على المدى الطويل للموظفين فذلك يجعلهم يشعرون بمستقبل مشرق داخل المؤسسة.
* التخلص من الاشخاص الذين يجلبون المشاكل للاخرين- سواء بشكل غير رسمي – أو تجنيبهم باقى الموظفين.

خامساً) مشاكل شخصية
لا يمكن لادارات المؤسسات أن تتجاهل المشاكل الشخصية للموظفين، بسبب تأثيرها في مكان العمل، فعلى سبيل المثال تتمثل هذه المشاكل :-
* فقدان المقربين للشخص يسبب مستوى عال من التوتر.
– المشاكل العائلية كالطلاق او الانفصال ، أوالانتقال من المنزل ومشاكل مالية خطيرة تحمل في طياتها قدرا التحمل عالية.
– الحالة الصحية كالامراض الخطيرة والتى تهدد حياة الشخص.
– الاجازات، ومشاكل مع الأطفال والنقاشات مع الأسرة تسبب التوتر ( بمستوى منخفض.)
كيفية المعالجة
من جهة الادارة:
* أسلوب التواصل و التقارب الودى سوف يساعد الموظفين على استعادة حالاتهم النفسية الطبيعية بسلاسة.

– كن مستعدا لعرض اجازة على الموظفين إذا لزم الأمر.
– النظر في تقديم ترتيبات عمل أكثر مرونة.
– تشجيع الموظفين على طلب المساعدة فى مهامهم عند الضرورة.
– مد يد المساعدة للموظفين – المعنيين فى هذا الصدد – سواء مادية او نفسياً حسب امكانات المؤسسة.

من جهة الموظفين أنفسهم
معظم الناس يجدون صعوبة في إيقاف التفكير فى العمل، وخاصة بعد يوم صعب، لذلك يمكن لادارة شئون الموظفين (H.R) مساعدة الموظفين واحتوائهم نفسياً.وتدريبهم على طرق الاسترخاء كالتالى :
– تعلم الاسترخاء
هناك العديد من الطرق المختلفة للاسترخاء.
* اعتماد نمط حيا ة صحي يوفر قاعدة جيدة يمكن من خلالها أن يمكن للناس أن التعامل مع الإجهاد في حياتهم.
– تناول الطعام الصحي والحصول على قسط كاف من النوم هي أسس نمط حياة منخفض التوتر.
– اليوغا، والتأمل، تقنية الكسندر وتاي تشي هي أمثلة على تقنيات الاسترخاء إيجابية.
أنها تعمل بشكل جيد لكثير من الناس.
* – الرياضة وغيرها من الأنشطة البدنية جيدة بشكل خاص لتخفيف تراكم التوتر.
– الحصول على التدليك، والذهاب في نزهة على الأقدام، والاستماع إلى الموسيقى أو أخذ حمام ساخن يمكن أن يساعد أيضا.
تشجيع الموظفين على استحداث أنشطة ترفيهية والتي توفر النقيض من عملهم.